Niecałe dwa miesiące zostały przedsiębiorcom na uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Od stycznia za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez wymaganych uprawnień może grozić kara nawet do 100 tys. zł.

- Każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców - przypomina Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.

Rejestr taki prowadzą marszałkowie województw.

- Niestety, część dokumentacji gromadzą firmy niewpisane do rejestru - wyjaśnia Katarzyna Krupicka. - Dodatkowo warunki przechowywania nierzadko odbiegają od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze.

Jednak już za niecałe dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej.
Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień. Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Natomiast przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności.

Samo zgłoszenie jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie.

Czytaj także: Od grudnia żegnamy papierowe zwolnienia lekarskie. Będą tylko elektroniczne. Co o e-zwolnieniach powinien wiedzieć pracodawca?

60 Sekund Biznesu: Tylko 25 proc. firm wierzy, że IT jest motorem zmian