- Każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców - przypomina Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego.
Rejestr taki prowadzą marszałkowie województw.
- Niestety, część dokumentacji gromadzą firmy niewpisane do rejestru - wyjaśnia Katarzyna Krupicka. - Dodatkowo warunki przechowywania nierzadko odbiegają od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze.
Jednak już za niecałe dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej.
Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień. Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.
Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Natomiast przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności.
Samo zgłoszenie jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie.
Czytaj także: Od grudnia żegnamy papierowe zwolnienia lekarskie. Będą tylko elektroniczne. Co o e-zwolnieniach powinien wiedzieć pracodawca?
60 Sekund Biznesu: Tylko 25 proc. firm wierzy, że IT jest motorem zmian
Dołącz do nas na Facebooku!
Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!
Dołącz do nas na X!
Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.
Kontakt z redakcją
Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?