Kłopoty z udowodnieniem ZUS-owi

ZUS naliczył mi emeryturę, ale nie wziął pod uwagę okresu, w którym zarabiałam najwięcej, tj. lat 50. i 60. ubiegłego wieku, kiedy pracowałam w systemie zmianowym, na akord. Stwierdził, że nie udowodniłam okresów zatrudnienia z tamtych lat. W moim byłym zakładzie pracy powiedziano mi, że dokumenty płacowe z tamtego okresu zostały zniszczone. Część moich koleżanek, z którymi pracowałam na jednej zmianie, dostała emeryturę na podstawie dokumentów z tamtego okresu, mają więc więcej pieniędzy. W sądzie sprawę niestety przegrałam, ponieważ przyznał rację ZUS-owi. Czy niszczenie dokumentacji pracowniczej jest zgodne z prawem?

- Na przestrzeni lat, przepisy o przechowywaniu dokumentacji płacowej wielokrotnie się zmieniały. Początkowo, od 1951 do 1957 r., okres przechowywania list płac wynosił 6 lat. Następnie został wydłużony do 12 lat, liczonych od roku następującego po roku, którego dany dokument dotyczył. Od 1 stycznia 1991 r. do 31 grudnia 1998 r. został zaś wydłużony do 19 lat, w związku z obowiązującymi w tym czasie zasadami ustalania prawa do emerytury i jej wymiaru (teoretycznie w ostatnim roku obowiązywania tego przepisu niszczone mogły być zatem dokumenty za okres do końca 1978 r., ale archiwa państwowe nie wydawały już zezwoleń na ich niszczenie). Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2002 r. okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji płacowej wynosił co do zasady 20 lat, ale ze względu na zmienione ponownie przepisy dotyczące ustalania wymiaru emerytury (m.in. możliwość jego ustalenia w oparciu o wybrane lata z całego, a nie tylko 20-letniego okresu zatrudnienia pracownika), dokumenty płacowe istniejące w dniu wejścia w życie ustawy również nie mogły być już niszczone. Od 1 stycznia 2003 r. okres przechowywania dokumentacji płacowej wynosi 50 lat od zakończenia przez pracownika pracy u pracodawcy.

Warto też wiedzieć, że mimo upływu okresu przechowywania danej dokumentacji, pracodawcy nie mogą niszczyć dokumentacji niearchiwalnej (a do takiej zalicza się listy płac) bez uzyskania uprzedniej zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego. Dopiero po jej uzyskaniu, możliwe jest poddanie brakowaniu dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek uzyskiwania zgody na zniszczenie dokumentacji dotyczy zarówno państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, jak i prywatnych podmiotów przechowujących dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych (w tym przedsiębiorców przechowujących dokumentację zlikwidowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych).

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest przekazać dokumentację pracowniczą podmiotowi zajmującemu się przechowywaniem takiej dokumentacji, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Dokumentacji płacowej nie należy mylić z aktami osobowymi pracownika. Począwszy od 1963 r. okres przechowywania akt osobowych wynosi 50 lat. Tak więc, w razie braku dokumentacji płacowej niezbędnej do ustalenia uprawnień pracowników, firma powinna wydać pracownikowi niezbędne zaświadczenia w oparciu o zachowane akta osobowe.