Zanim przejdziesz na emeryturę, sprawdź czy masz dokumenty ze wszystkich lat pracy

- Pierwszym krokiem dla osób poszukujących swoich dokumentów jest sprawdzenie czy zakład pracy, w którym pracowaliśmy, a zgubiło nam się świadectwo pracy, jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w starych książeczkowych dowodach osobistych czy legitymacjach ubezpieczeniowych warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Katarzyna Krupicka, regionalna rzecznik prasowa ZUS województwa podlaskiego.

Najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. Jeśli jednak nie ma już ani zakładu, ani jego prawnego następcy, informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej.

Czytaj również:

- Taka kłopotliwa sytuacja może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach zatrudniających do 20 osób. Taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. Wtedy wystarczy podać dokładny adres tego pracodawcy, imię i nazwisko właściciela firmy, numer konta płatnika składek (NKP). Wówczas, nawet jeśli zakład pracy nie istnieje, ZUS potwierdzi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia – podpowiada rzeczniczka podlaskiego ZUS.

Inaczej było w dużych przedsiębiorstwach – tam składki były odprowadzane bezimiennie, za wszystkich pracowników łącznie, więc ZUS nie może potwierdzić wysokości wynagrodzenia i zatrudnienia. Dlatego z zakładów pracy zatrudniających powyżej 20 osób świadectwa pracy i dokumenty o wynagrodzeniach są konieczne.

Jeśli dokumenty potwierdzające zatrudnienie zniszczyła powódź lub inny żywioł, albo były pracodawca ogłosił upadłość lub nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych może być problem z ich uzyskaniem. Zwłaszcza wtedy, gdy ktoś wypełnia wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego, i chce udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.

Czytaj również:

Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne - konkretne ministerstwa.

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też:

• dane organizacji związkowych,
• dane spółdzielni,
• dane PGR-ów.

Katalog byłych pracodawców jest aktualizowany, a klienci ZUS znajdą go na stronie internetowej Zakładu pod hasłem Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy

Czytaj również:

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płacy od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 roku Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą.

• Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej. Tam też znajdziemy bazę instytucji przechowujących dokumentację.
• Dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza w Warszawie.