Pracodawcy nie muszą już przechowywać dokumentów pracowniczych 50 lat. Ale muszą pobrać nową wersję programu Płatnik do 25 stycznia

Obecnie dokumentacja ta przechowywana jest w formie papierowej. Od stycznia br. pracodawca można jednak decydować w jakiej formie chce ją przechowywać – papierowo czy elektronicznie.

Kolejna sprawa – akta pracownicze wszystkich nowo zatrudnianych osób od 1 stycznia będą przechowywane 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Będzie też można zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.
Z kolei akta pracowników, którzy zatrudnieni byli po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. będą mogły przechowywane również 10 lat, a nie, jak dotychczas – 50 lat.

- Osoby, które nie pobrały jeszcze nowej wersji Płatnika mają na to czas do 25 stycznia – mówi Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego. - Od 1 do 25 stycznia będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu, dotychczasowa 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Od 26 stycznia natomiast nowy Płatnik na dobre zastąpi „starego”.

Przedsiębiorcy, którzy będą rozliczać składki za grudzień 2018 r. mogą zrobić to jeszcze z wykorzystaniem starej wersji Płatnika. Ci, którzy pobrali nową wersję programu, składki za grudzień rozliczą już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA.

Nową wersję należy pobrać, jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń. Należy pamiętać, że z pierwszym dniem nowego roku zmienił się dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.

Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym) trzeba już przygotować w nowej wersji programu. Jeśli pracownik w styczniu tego roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.
Więcej informacji na temat „nowego” Płatnika na stronie www.zus.pl oraz w każdej stacjonarnej placówce ZUS.

Czytaj także: Już nie 50, a 10 lat będzie trzeba przechowywać akta pracownicze. Co jeszcze zmienia się do stycznia dla pracodawców

Pracownicze Plany Kapitałowe to nie to samo co OFE